職場フリーアドレスに賛否 課題は

オフィスが抱える課題として、座席スペースや会議室の不足などがありました。そこでABWの導入を目指し、座席のレイアウトを柔軟にしたり、コミュニケーションの内容に応じてスペースをわけたりしています。これらの取り組みにより課題を解決でき、従業員の働き方にあった最適な空間を提供できるようになりました。

ABWは生産性を上げる可能性がある一方で、導入におけるデメリットや課題もあります。

時代の変化によってこれまでの固定概念に捉われない快適な職場づくりを目指し、フリーアドレスの導入を検討されている経営者や労務人事の方もいることでしょう。フリーアドレスとは、従業員に固定の座席を設けず、その時々の状況に応じて空いている席を自由に選択し、利用できるオフィススタイルのことです。リモートワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方にも対応しやすく、限られたスペースを効率的に有効活用できる方法として注目を集めています。ところが一部の企業ではフリーアドレスの導入に失敗し、廃止するというケースが出ています。これはフリーアドレスのデメリットを理解せずに導入してしまったことなどが原因です。フリーアドレスのデメリットを理解せずに導入してしまうと、フリーアドレスの効果を十分に発揮できないどころか、従業員から不満が出たり生産性の低下につながったりして、離職率や業績にまで悪影響を及ぼす可能性があります。そこでこの記事では、フリーアドレスのデメリットや失敗の原因から、フリーアドレスの効果を最大限発揮するために行うべき対策について解説します。フリーアドレスの導入をご検討中の経営者や担当者の方は導入前にぜひお読みいただき、参考にしてください。

現状運用しているオフィスワークの問題点や課題を調査し、社員のニーズをキャッチアップしておきましょう。ctcでは部長クラスへのアンケートを実施し、「多人数利用」「個人利用」「長時間利用」「短時間利用」に分けて、座席の比率を決定しました。

開発部門が分散しているため、集約して業務効率化を目指したいという課題がありました。単に開発部門を集約するだけでなく、ウインドミル型のデスク配置を取り入れ、コミュニケーションを促進できるオフィスを実現しています。プレゼンテーションスペースやライブラリーなども設け、開発部門の業務に活かせるようにしました。

本格的にABWを実施するには設備やルールの整備が必要であり、さしあたって実施してみたものの効果が薄い場合や、実施前に想定できていなかった課題などが出るケースが想定されます。かける工数が大きい分、まずはミニマムスタートすることで課題に気づけるケースもあり、本格導入を行う前に課題に対処できます。

KDDI まとめてオフィスでは、経営課題の解決につながるITソリューションを提供しています。また、オフィスのリニューアルや、感染防止用品の準備まで、幅広いサポートが可能です。KDDIが長年培った高品質でセキュアな通信を軸に、最適なソリューションをワンストップでご用意します。フリーアドレスの導入や環境の整備をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。

オフィスの現状を客観的に捉えて、課題を明らかにしましょう。たとえば、従業員に対してヒアリングすると、具体的な不満や悩みも把握できます。そこで得られた内容をもとにし、解決すべき課題点を抽出します。現状をきちんと把握できなければ、適切にABWを導入できない可能性もあるため注意が必要です。

一方フリーアドレスに対する不安や課題をワーカーはどのような点に感じているのか。こちらも、固定席ワーカーとフリーアドレスワーカーそれぞれに聞いてみました。

意見を収集することで、現在抱えている課題や必要なスペース・設備などが明確化され、具体的なアクションプランが見えてきます。

一方フリーアドレスワーカーが感じる課題として、「話したい人を探すのに時間がかかる」（29．1％）「出社時、席を探すのに時間がかかる」（29．1％）「同じ部署の人との会話が減る」（25．2％）などは固定席ワーカーの不安とほぼ同じ割合と、やはりここでもコミュニケーションへの課題感が気になります。具体的に誰とのコミュニケーションが課題になっているのか、次の「今後コミュニケーションの頻度をより高めたいと思う人」という質問から見えてきます。フリーアドレスワーカーは「同じ部署の人」(54.0%)「上司」（37．9％）の割合が高く、固定席であれば近くにいるので自然とコミュニケーションが取れていた人との情報共有する機会を逸してしまっていることが窺えます。

では期待にも課題にもあがってくるコミュニケーションの活性化としてどのような仕掛けが効果的か、調査結果からいくつかの重要ポイントが見えてきました。

前述したように、チーム内のメンバーや上司がつねに近くにいるとは限らないため、個人への指導が難しくなります。上司は部下の健康状態やトラブルの有無などに気がつきにくくなり、全体の状況を把握できないという課題も挙げられるでしょう。

フリーアドレスは頻繁に席が入れ替わるため、コンタクトを取りたい相手を探す手間がかかります。コクヨが実施したアンケートによると、フリーアドレス経験者が感じる課題として「話したい人を探すのに時間がかかる」との回答が29.1％にのぼりました。

コロナ禍で在宅ワークの機会が増え、対面コミュニケーションが減り、ちょっとした雑談も減ったことで、オフィスに期待する価値として対面でコミュニケーションが取れることへの期待がより高まっています。一方で、ただ近くに座って仕事をするだけではコミュニケーションの活性化にはつながりにくいことも見えてきました。例えば週に1度はチームメンバーで曜日を決めて出社して一緒に仕事をする、業務外の会話をしても許されると感じられるようなルールを設定する、自然に会話が生まれやすいスペースを確保するなど、ソフトとハード併せて運用を考え、アップデートしていくことが重要です。 フリーアドレスの導入はゴールではなくスタートと捉え、どう運用していくことが組織としての目的とワーカーの期待を実現することにつながるか、PDCAを回していくことが求められることが今回の調査からも見えてきました。一方でフリーアドレス未経験の固定席ワーカーが不安に感じることは、実際に導入してみるとある程度払拭できることもわかりました。「留まる」「きっかけ」「目的」など今回の調査で見えてきたキーワードも参考に、企業側からもコミュニケーションが生まれる環境づくりをサポートしていくことが、ニューノーマルな働き方の中でもアイデアを生み出しワーカーが心理的安全性を感じられる職場づくりにもつながっていくのではないでしょうか。