「バーチャル株主総会」緩和へ

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「バーチャル株主総会」緩和へ
[紹介元] Yahoo!ニュース・トピックス – 経済 「バーチャル株主総会」緩和へ

バーチャル株主総会 緩和へ

バーチャル株主総会は、新型コロナウイルス感染症をはじめとした感染症対策としての効果にも注目されています。実際の会場で開催する株主総会とは異なり、オンライン開催であれば、参加者間での感染リスクがないからです。

バーチャル株主総会とは、オンラインで開催される株主総会を意味します。後述するように、実際の会場での開催と並行してオンライン参加を認めるパターンと、オンラインのみでの開催とするパターンの両方があります。

バーチャル株主総会は、遠方の株主でも参加しやすい点が大きなメリットです。会社の活動に高い関心を持っている方でない限り、時間と費用をかけて遠方の株主総会に参加するモチベーションはないケースが多いでしょう。

ハイブリッド参加型バーチャル株主総会では、オンライン参加の株主はオブザーバーに過ぎず、正式な出席者としては取り扱われません。そのため、オンライン参加の株主は議決権を行使できないほか、質問権(会社法314条)や議案提出権(会社法304条)の行使も認められません。

株式会社を設立した場合、会社運営にわたって重要となる事項の一つが「株主総会」の運営です。株主総会では、会社の実質的な所有者である株主が、会社にとって重要な事項を随時決定します。株主が少数の場合でも、適切な株主総会運営を行う必要があります。また、遠隔地からオンライン参加・出席を認めるバーチャル株主総会(オンライン株主総会)などの方法もあるため、経営者の方は会社法のルールを理解しておきましょう。この記事では、株主総会の概要・決定すべき事項・開催時期などの留意点について、ベリーベスト法律事務所の弁護士が解説します。

バーチャル株主総会は、開催形態に応じて「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」「バーチャルオンリー株主総会」の3つに分類されます。

政府は、会場を設けずオンラインのみで開催する「バーチャル株主総会」の規制緩和に乗り出す。新型コロナウイルス禍で特例として認めていたが、会社法を改正して導入を促進する。法務省が月内にも、法制審議会(法相の諮問機関)に諮問する。

バーチャル株主総会を開催するに当たっての最大のリスクは、議事進行中に通信障害が発生する可能性があることです。もし通信障害が発生した場合、速やかに復旧に努める必要があります。うまく接続できない株主からクレームが入ることも想定されるため、当日のサポートデスクを設置したうえで、招集通知に連絡先を記載して周知を図りましょう。

オンラインで開催される「バーチャル株主総会」は、株主の利便性向上や感染症対策などの観点から、近年注目を集めています。東京証券取引所の公表資料によると、2021年3月期の定時株主総会においては、バーチャル株主総会を実施予定と回答した上場企業が232社(全体の14.0%)に上りました。

株主総会の開催・運営には入念な準備が必要であり、またバーチャル株主総会など、新しい議事運営の方法も出現しています。 会社にとって考えることは非常に多いので、一度弁護士に相談してみるのがよいでしょう。ベリーベスト法律事務所では、招集通知の作成・議事進行のシナリオ・想定問答の作成・リハーサルの立会い・議事録の作成など、株主総会の準備や運営を総合的にサポートいたします。 また、株主総会のみならず、取締役会や監査役会など、会社内の他組織の運営についてもアドバイスが可能です。株主総会の開催・運営や、その他会社関係の法律問題にお悩みの方は、ぜひ一度ベリーベスト法律事務所にご相談ください。

バーチャル株主総会の開催に当たっては、実際の会場のみで株主総会を開催する場合と比べて、オンライン特有の注意事項が存在します。新たにバーチャル株主総会の開催を検討する際には、次に挙げる事項に十分ご留意ください。

「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」では、参加型の場合と異なり、オンライン参加の株主も正式な出席者として取り扱われます。したがって、オンライン参加の株主も、システムを通じて議決権・質問権・議案提出権等を行使することができます。

① 会社側の運営の手間が大きい バーチャル出席・参加のシステム構築に加えて、当日もバーチャル参加の株主に向けたサポート対応が必要となるため、会社側の負担は大きくなることが予想されます。そのため、バーチャル株主総会を円滑に開催するには、人員の増強が必要になるでしょう。② 回線トラブルのリスクがある 会社側で回線トラブルが発生すると、結果的にバーチャル出席・参加の機会を奪ってしまい、株主からクレームを受けることになりかねません。 そのため、システム構築に万全を期したうえで、当日のトラブルシューティングを行うエンジニアを確保しておきましょう。また、株主側の回線不調リスクも想定されるので、接続方法についての周知・説明をきちんと行いましょう。

バーチャル株主総会の新規開催に伴い、従来型の株主総会とは異なる事務手続きが発生します。招集事項や招集通知の記載事項も変わるため、会社法・産業競争力強化法に基づく検討を行ったうえで、必要に応じて対応マニュアルなどを改訂しなければなりません。株主総会の開催担当者に対しては、事前研修を行って事務の習熟に努める必要もあるでしょう。

バーチャル株主総会の開催に当たっては、オンライン開催特有の注意点を踏まえて、十分な事前準備を整えることが大切です。本記事では、バーチャル株主総会を開催するメリット・手続き・会社としての注意点などを解説します。

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